Bez valorizacije stvaralaca, arhivi rade…pomalo uzaludan posao

Bez valorizacije stvaralaca, arhivi rade…pomalo uzaludan posao…

Šema problema:

Марија Милошевић, виши архивист http://www.arhivistika.edu.rs/clanci/ostala-pitanja-iz-rada-arhiva/184-ri-il-sh-vic-svr-n-p-din-dr-db-z-n-rhivs-gr-di-i-rhivs-d-l-n-s-i http://www.arhivistika.edu.rs/clanci/ostala-pitanja-iz-rada-arhiva/184-ri-il-sh-vic-svr-n-p-din-dr-db-z-n-rhivs-gr-di-i-rhivs-d-l-n-s-i

Државни архив Србије

Осврт на поједине одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности

Увод

За доношење Закона о архивској грађи и архивској делатности („Службени гласник РС”, бр. 6/2020) било je потребно више од деценије. Министарство културе и информисања Републике Србије, три пута је образовало радне групе^[1] за израду Нацрта закона, одржане су јавне расправе 2010, 2014. и 2019, али је расписивање парламентарних избора два пута враћало цео поступак на почетак. Најзад, Народна скупштина Републике Србије усвојила је 24. јануара 2020. године Закон о архивској грађи и архивској делатности (у даљем тексту: Закон), који је почео да се примењује 2. фебруара 2021. године. Почетком његове примене престале су да важе одредбе Закона о културним добрима^[2] из 1994. године („Службени гласник РС”, бр. 71/94, 52/2011, 99/2011, 6/2020 и 35/2021) које се односе на архивску грађу и рад архива, као и Закон о архивској грађи Савезне Републике Југославије („Службени лист СРЈ”, бр. 12/98 и 13/98). Како је наведено у првом члану, Законом се уређује систем заштите архивске грађе и документарног материјала, услови и начин коришћења архивске грађе, организација, надлежност и делатност архива у Републици Србији.

Законом су уређене све области од значаја за рад архива, прописане су обавезе стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала (у даљем тексту: ствараоци), као и поступак за обављање стручног надзора, услови за коришћење архивске грађе и др. Великим бројем чланова је заправо само озваничена стварност, односно архивска пракса, али се у Закону могу наћи и решења која никада раније нису постојала у прописима из ове области (Тело за координацију рада архива Републике Србије, обавезе стваралаца архивске грађе у електронском облику, итд).

Када се на доношење одређеног закона дуго чека, онда наизглед све његове норме изгледају као новине, али ћемо разматрати само поједине одредбе, које су изазвале највише интересовања и недоумица, уз посебан осврт на подзаконске прописе чије је доношење предвиђено Законом, као и нове прописе из области канцеларијског пословања.

Закон и архиви

Најзначајније промене које је Закон требало да донесе и на које је стручна јавност можда највише и чекала су: прелазак јавних архива под окриље Републике Србије и заштита архивске грађе у електронском облику.

„Највећи број архива због проблема у вези са недовољним финансирањем од стране локалних самоуправа није у могућности да на одговарајући начин обавља своју редовну делатност, а при том је и број запослених у архивима, упркос повећању обима послова услед доношења бројних нових закона (Закон о рехабилитацији, Закон о враћању одузете имовине и обештећењу…), константно смањиван, па су поједини архиви доведени на ивицу издрживости”.^[3] Чланом 67. став 4. Закона, предвиђено је да ће Република Србија преузети оснивачка права над јавним архивима чији је оснивач аутономна покрајина и јединица локалне самоуправе, осим над Архивом Војводине и Историјским архивом Београда. Међутим, будући да је наведено преузимање условљено обезбеђивањем средства у буџету Републике Србије (а не неким јасно дефинисаним роком, прим. аут.), неизвесно је када ће наведена одредба бити реализована.

Заштита архивске грађе у електронском облику се овим законом уређује први пут.^[4] Међутим, Закон није прописао оригинална решења, већ упућује^[5] на прописе којима се уређује поуздано електронско чување. То није најбоље решење, јер наведени прописи^[6] не одговарају у потпуности захтевима и потребама архива. Примера ради, чланом 61. Закона о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању („Службени гласник РС”, бр. 94/2017 и 52/2021), између осталог, прописано је да припрема документа за поуздано електронско чување мора да обезбеди „да сви битни елементи садржаја изворног документа буду верно пренети у документ припремљен за електронско чување, узимајући у обзир природу и сврху документа, тј. очуван је интегритет садржаја документа” или „да мора да обезбеди да су укључени сви елементи садржаја изворног документа који су од значаја за аутентичност”. Са становишта архивске делатности нема битних и небитних елемената садржаја документа (сви су битни), нити елемената који нису од значаја за аутентичност. Упућивање на наведене прописе практично значи и да ће недоумице у вези са питањима која се односе на практичну примену заштите архивске грађе у електронском облику, одговоре, разрешавати надлежно Министарство трговине, туризма и телекомуникација, а не Министарство културе и информисања.

Успостављање електронског архива^[7] (члан 12. Закона) у Државном центру за чување и управљање подацима (Државни дата центар) ће бити једна од револуционарних промена у начину пословања јавних архива, будући да ће они преузимањем архивске грађе у електронском облику морати у великој мери (пре свега кадровски) да се трансформишу, јер више неће чувати докумената која су настајала на папиру, већ и у електронском облику. Многа питања ће добити одговоре тек када заиста заживи електронски архив, иако би се већ сада на основу одредаба члана 12. Закона, могло закључити да ће сви јавни архиви бити умрежени, да ће сви имати приступ електронском архиву (који ће заправо бити један централни репозиториј – електронски депо) у који ће се сливати архивска грађа у електронском облику од стваралаца за које су они надлежни. Дакле, неће сваки архив имати свој посебан „електронски депо” у који ће преузимати архивску грађу у електронском облику насталу радом стваралаца за које је надлежан, већ ће сви јавни архиви користити заједнички, смештен у Државном дата центру.

Закон приватне архиве помиње у само неколико чланова, па је недовољна разрада одредаба којима је предвиђено њихово постојање и обављање делатности, вероватно основни разлог за велики број опречних тумачења и недоумица у вези са овим питањем. Чланом 46. став 4. Закона, предвиђено је да приватни архив могу оснoвати правно и физичко лице.^[8] Међутим, то не значи да се приватним архивима могу сматрати привредна друштва регистрована за пружање услуга архивирања, односно складиштења документације стваралаца. Пре свега, треба имати у виду да се и на приватне архиве односе одредбе члана 48. Закона, те приватни архив може почети са радом тек уколико је Министарство културе и информисања решењем утврдило испуњеност услова за почетак рада и обављање делатности, а Министарство од почетка примене Закона, до 1. марта 2022. године није донело ни једно такво решење. Осим тога, архиви чувају архивску грађу,^[9] а не комплетну и текућу документацију различитих стваралаца.

Дакле, различити пружаоци услуга архивирања, односно складиштења документације нису приватни архиви у смислу Закона. Међутим, имајући у виду чињеницу да се код њих налази велика количина докумената, они морају испуњавати услове прописане Правилником о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала („Службени гласник РС”, бр. 111/2021).^[10]

Закон је увео и поједине нове термине: документарни материјал уместо регистратурског, издвајање ради уништења уместо излучивања… Требало би указати и на чињеницу да су поједине одредбе у Закону заправо наметнута решења, као последица примедаба министарстава која су давала мишљења о Нацрту закона, амандмана у Народној скупштини и др., на које Радна група која је сачинила Нацрт закона није могла да утиче, па у Закону има и делимично нелогичних или контродикторних одредаба.^[11]

Закон и ствараоци

Прве реакције стваралаца архивске грађе, претежно привредних субјеката, али и привредних и других удружења на Закон, биле су углавном негативне, уз аргументе да су њиме (привредним субјектима) успостављене бројне нове обавезе које раније нису имали, нарочито оне које се односе на доношење општих аката. Ипак, примера ради, довољно је упоредити члан 38. Закона о културним добрима (који су, између осталих, примењивала и предузећа и друга правна лица) са чланом 14. Закона и закључити да су заправо високе новчане казне прописане чланом 65. Закона „заслужне” за нагло интересовање стваралаца у погледу извршавања обавеза утврђених Законом (које су узгред, имали и раније), а што има за исход велики број питања стваралаца упућених јавним архивима. Ствараоци су готово панично покушавали да дођу до информација да ли и које обавезе имају по Закону и да ли ће их надлежни јавни архив казнити високим новчаним казнама уколико су пропустили да донесу одређене опште акте до 31. децембра 2021. године. То је делимично последица „ширења страха” међу ствараоцима (претежно привредним друштвима), који су изазвали различити субјекти који нуде услуге израде општих аката чија је обавеза доношења предвиђена Законом, а делимично и зато што сами ствараоци нису пажљиво прочитали Закон.

Најпре, треба истаћи неколико чињеница у вези са обавезама стваралаца. Закон је донет 2020, а почео је да се примењује 2021. године. Почетак примене Закона (2. фебруар 2021) је време када за ствараоце настају све обавезе које он прописује, од којих већина уопште нису нове. У односу на Закон о културним добрима, није проширен ни круг обвезника.^[12] Поједини јавни архиви су због организационих проблема и вишеструког увећања обима послова, продужили (а не одредили) рок за израду и достављање листе категорија из члана 14. Закона, на сагласност.

Поједина тумачења, према којима не постоји обавеза израде општих аката из члана 14. Закона, јер Закон није утврдио рок за њихову израду, нису исправна. Према тој логици, ни наручилац не мора да доноси правилник којим се ближе уређују јавне набавке, јер чланом 49. став 2. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС”, бр. 91/2019), није предвиђен рок за његово доношење, или правилник којим се уређује организација рачуноводства чије је доношење прописано чланом 8. Закона о рачуноводству („Службени гласник РС”, бр. 73/2019 и 44/2021-др. закон), којим такође није одређен рок.

Страх од кажњавања који је, нажалост, најчешће главни покретач извршавања законских обавеза, у овом случају је претеран. Ствараоци који су пажљиво читали Закон могли су да дођу до следећих закључака: да јавни архиви не кажњавају аутоматски, већ да су казне из члана 65. Закона, предвиђене за прекршаје; да одредбе члана 23. Закона, указују на то да јавни архив приликом вршења стручног надзора најпре, на основу утврђеног стања, ствараоцу и имаоцу записнички налаже одређене мере и рок за њихово спровођење; да по истеку остављеног рока, контролише да ли су мере извршене, да потом, ако утврди да стваралац и ималац није извршио записником наложене мере, доноси решење о мерама за отклањање неправилности, а онда контролише извршење решења. Наглашавамо да је чланом 22. Закона, између осталог, прописано да јавни архив пружа стручну помоћ ствараоцу и имаоцу документарног материјала и архивске грађе у изради општих аката о управљању архивском грађом и документарним материјалом, те да ствараоци имају право да се обрате надлежном јавном архиву за стручну помоћ.

Ствараоци су углавном упознати са обавезама из члана 9. и 14. Закона, али Закон утврђује различите обавезе и другим члановима, и то: чл. 6 (да архивску грађу чува трајно у облику у којем је настала); чл. 10 (да архивску грађу чува као целину – архивски фонд); чл. 11 (обавезе у вези са архивском грађом у електронском облику); чл. 16 (прибављање одобрења за уништење документарног материјала којем је истекао рок чувања) и др.

Недоумице у погледу обавеза стваралаца настале су услед непрецизности или недоречености појединих одредба, нарочито у члану 9. Закона, у вези са којим су јавни архиви примили велики број питања. Овде наводимо само нека од питања и одговоре, уз напомену да понуђена решења, не представљају званичне ставове, односно ставДржавног архива Србије.

Да ли предузетници морају да воде архивску књигу?

Чланом 83. Закона о привредним друштвима („Службени гласник РС”, бр. 36/2011, 99/2011, 83/2014, 5/2015, 44/2018, 95/2018, 91/2019 и 109/2021), предвиђено је да је предузетник пословно способно физичко лице које обавља делатност у циљу остваривања прихода и које је као такво регистровано у складу са законом о регистрацији, те он нема обавезе утврђене чланом 9. став 2. Закона, а самим тим ни обавезу вођења архивске књиге. Међутим, предузетници који врше јавна овлашћења (нотари, јавни извршитељи) морају водити архивску књигу, јер је чланом 16. став 2. Закона прописано да се документарни материјал настао радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа и ималаца јавних овлашћења, чији је рок чувања истекао, уништавапо прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива. Ставом 3. истог члана, прописано је да надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи. Дакле, јавни архив не може да дâ одобрење за уништавање документарног материјала који није евидентиран у архивској књизи ствараоца.

Да ли се архивском књигом евидентира само документарни материјал настао претходне године или целокупан документарни материјал настао од оснивања тј. почетка рада ствараоца?

Чланом 2. став 1. тачка 19) Закона, архивска књига је дефинисана као основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца. Дакле, она обухвата комплетан, а не само документарни материјал настао претходне године. Осим тога, чланом 16. став 3. Закона, прописано је да надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи, па у том смислу сви који су у обавези да за уништење безвредног документарног материјала траже одобрење јавног архива (набројани су у ставу 2. истог члана) морају архивском књигом да обухвате целокупну архивску грађу и документарни материјал (од оснивања).

На који начин се обавља стручно оспособљавање и усавршавање, као и провера стручне оспособљености запослених који управљају документима?

О томе одлучује стваралац. Закон не прописује обавезу да запослени код ствараоца, који управљају документима, похађају одређене обуке, а Законом би требало прецизно да буде формулисано шта подразумева наведена обавеза.

Да ли одговорно стручно лице из члана 9. став 2. тачка 2) Закона мора бити из реда запослених?

Не мора. Закон није предвидео такво ограничење иако би то требало да буде правило у јавном сектору, будући да у оквиру привреде послује велики број субјеката који уопште немају запослене.^[13]

Привредна друштва су осим дилема у вези са применом појединих одредаба Закона, исказала и незадовољство услед додатних трошкова пословања које им је Закон изазвао због ангажовања адвоката и других пружалаца услуга израде општих аката. Међутим, Закон утврђује обавезу јавним архивима да пруже стручну помоћ ствараоцима у изради општих аката (члан 22. Закона). Осим тога, поједини ствараоци су на својим интернет страницама објавили листе категорија документарног материјала са роковима чувања (урађене на основу члана 38. Закона о културним добрима и на које су добили сагласност надлежног архива),^[14]а које би могле да послуже и другим ствараоцима, као примери на основу којих би могли да ураде сопствене листе у складу са својим потребама у пословању.

Примедбе да је Закон оптеретио ствараоце да чувају „све и свашта” не стоје, будући да рокове чувања докумената не утврђује овај закон, већ су рокови чувања одређених врста докумената утврђени другим законима.^[15] У том контексту, Закон треба посматрати као одређену „врсту процесног закона” који уређује начин поступања са документом, од његовог настанка до предаје надлежном архиву или уништења (у зависности од рока чувања). Колико се одређена врста докумената чува одређују други закони, или стваралац у складу са својим потребама, уколико рок чувања документа није одређен прописом.

Поједина законска решења нису наишла на добар одзив ни у деловима државног сектора, али треба имати у виду да је у оквиру процедуре доношења, Нацрт закона био достављен на мишљење министарствима^[16] која су тада имала могућност да доставе своје примедбе, односно примедбе организација за које су она надлежна.

Подзаконски прописи

До 1. марта 2022. године донети су следећи подзаконски акти предвиђени Законом:

1. Правилник о обрасцу и начину коришћења службене легитимације овлашћеног лица за вршење стручног надзора у заштити архивске грађе и документарног материјала ван архива („Службени гласник РС”, бр. 24/2021-94)

2. Правилник о условима и начину ревизије архивских фондова и збирки у архивима („Службени гласник РС”, бр. 29/2021-3)

3. Правилник о ближим мерама заштите архивске грађе („Службени гласник РС”, бр. 29/2021-5)

4. Правилник о ближим условима и начину стицања виших стручних звања у архивској делатности („Службени гласник РС”, бр. 97/2021-235)

5. Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику („Службени гласник РС”, бр. 107/2021-3) и

6. Правилник о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала („Службени гласник РС”, бр. 111/2021-14).

Чланом 73. Закона, прописано је да ће подзаконски прописи за спровођење Закона бити донети у року од годину дана од дана његовог ступања на снагу. Међутим, после више од две године од ступања на снагу Закона, већина подзаконских прописа још увек није донета.

Имајући у виду обавезу достављања преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години (чл. 9. став 2. тачка 7) Закона), очигледно је да је, међу подзаконским прописима који још увек нису донети, правилник којим се прописује образац архивске књиге^[17] (чл. 9. став 5. Закона), тренутно најпотребнији. Јавни архиви свакодневно добијају од великог броја стваралаца питања у вези са начином израде архивске књиге будући да још увек није прописан њен (нови) образац, а више не важи образац архивске књиге (бр. 21), утврђен Упутством о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 10/93, 14/93 – исправка и 3/2017), јер се оно од 14. фебруара 2022. године више не примењује. Дискутабилно је, и да ли је још увек на снази Упутство о начину вођења и коришћења архивске књиге („Службени гласник СРС”, бр. 47/81) које одређени комерцијални пакети прописа означавају као важеће, што је готово невероватно, будући да је донето на основу Уредбе о канцеларијском пословању органа управе из 1981. године („Службени гласник СРС”, број 18/81 и 24/81), која је замењена Уредбом из 1992. године. Ствараоци свакако треба да се обрате надлежном јавном архиву за консултације и инструкције у вези са обрасцем на којем ће водити архивску књигу док не буде донет нов.

Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику („Службени гласник РС”, бр. 107/2021-3) није утврдила конкретна техничка и технолошка решења, већ упућује на сходну примену прописа којима се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и формате документа који су погодни за дуготрајно чување (члан 2. Уредбе) који, као што је већ речено, не одговарају у потпуности захтевима архивске делатности и којима нису уређена ни сва важна питања, као што је на пример чување база података. Штавише, Уредба регулише поједина питања на другачији начин у односу на Закон,^[18] као и на поступак који је делимично нејасан.

Осим правилника, којим ће бити прописан образац архивске књиге, требало би, што је пре могуће, да буде донет и правилник који ће уредити ближе услове и начин коришћења архивске грађе, у циљу уједначавања праксе архива. Без доношења свих подзаконских прописа предвиђених Законом, његове одредбе не могу бити у целости примењиване.

Прописи о канцеларијском пословању

Више не постоји „папирно” канцеларијско пословање.^[19] Нема више уписивања у скраћени деловодник, нема ни пописа аката, интерне доставне књиге… Нова Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, која је донета 2020. године, предвиђа искључиво електронско вођење канцеларијског пословања преко софтверског решења – Писарнице^[20] (члан 4. Уредбе). Дакле, органи државне управе више немају избор, а они који га имају (јер нису у обавези да примењују Уредбу), више неће моћи, као раније, по аналогији, да канцеларијско пословање воде на исти начин као органи државне управе, будући да не могу да користе наведено софтверско решење, а више не важе ни обрасци, који су били утврђени раније важећим Упутством о канцеларијском пословању.^[21]

Неопходно је да архивисти што пре пажљиво проуче нову регулативу из ове области: Уредбу о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 21/2020 и 32/2021)^[22] и Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 20/2022)^[23] – у даљем тексту: Уредба и Упутство, да би заузели ставове о решењима у наведеним прописима, јер Закон предвиђа обавезу за ствараоце да воде канцеларијско пословање,^[24] а они ће очекивати од јавних архива одговоре на бројна питања.

Често се од искусних архивиста може чути да је канцеларијско пословање темељ архивске делатности. Међутим, нови прописи којима се дефинише изградња тог темеља могу изазвати бројне недоумице код стваралаца, али и запослених у архивима. Најпре је неопходно утврдити да ли се Уредбом и Упутством омогућује евидентирање комплетног документарног материјала који настаје радом ствараоца. На закључак да нови прописи то не предвиђају, наводи одредба члана 9. став 2. која гласи: „У Писарници се не води евиденција о документарном материјалу који се односи на обављање канцеларијског пословања унутар органа.” Из овога се може закључити да ће у софтверском решењу – Писарници, бити евидентирани само захтеви које стваралац прима, односно документарни материјал који настаје у оквиру одређених поступака које стваралац води. Тај закључак додатно поткрепљује и Упутство, којим је, у оквиру тачке 3. став 4, наведено да документарни се материјал који чини предмет разврстава у једну од врста докумената која се означава двоцифрено, и то: 01 – Поднесак (захтев, предлог, образац, пријава, молба, представка, саопштење, понуда и др.), 02 – Прилог, 03 – Обавештење органа, 04 – Акт органа (решење и др.), 05 – Жалба, 06 – Одлука органа итд. На основу врста докумената наведених у тачки 3. став 4. Упутства, могло би се закључити да се ради само о документима која настају у оквиру различитих поступака које орган води, а тај закључак додатно поткрепљује и садржина тачке 4. Упутства, нарочито: 1) назив поступка; 3) тип поступка (изворни, поверен); 8) начин покретања поступка (захтевом, по службеној дужности) и др.

Сви који ове прописе треба да примене, морају да знају како ће евидентирати и све друге документе који настају радом органа (а који не настају у поступцима), нпр. путни налог или записник са седнице Управног одбора. Упутством је предвиђена двоцифрена ознака 00 – Друга врста документа, па се намеће питање да ли ће све друге врсте докумената (које нису таксативно наведене од 01 до 42) евидентирати као 00.

Запослени у писарницама морају да буду сигурни и како ће у оквиру исте врсте документа (нпр. записника) разликовати евидентирање његових „подврста” (нпр. записник са седнице Управног одбора, записник са седнице Стручног савета, записник о примопредаји архивске грађе, записник о извршеном стручном надзору итд.), нарочито уколико електронски систем буде подешен тако да аутоматски брише, односно уништава документа којима је истекао рок чувања, јер примера ради, орган може у свом раду да ствара осам врста различитих уговора и да сви имају различите рокове чувања, па сви морају бити евидентирани таквим ознакама да се међусобно разликују.

Канцеларијско пословање треба да омогући да се на организован и јасан начин успостави систем који ће омогућити да се евидентирају документа која настају радом (или које прима) одређени субјект и да се у сваком тренутку, на основу тог система, може утврдити где се тај документ налази. Примера ради, у скраћеном деловоднику и пописима аката као његовим саставним деловима, евидентирана су документа која настају радом свих организационих јединица у органу. И електронско канцеларијско, односно софтверско решење Писаница би морало да обухвати све, јер оно што није заведено, као и да не постоји. Уколико пак, софтверско решење – Писарница не би обухватала евиденцију целокупног, него само одређеног документарног материјала, морало би да се води паралелно канцеларијско пословање (за тај други документарни материјал који не би био евидентиран у софтверском решењу Писарница). Будући да евиденција мора бити целовита, намеће се и питање да ли би онда у тој паралелној евиденцији морали да буду евидентирани и документи који су већ евидентирани у наведеном софтверском решењу. Архиви ће убрзо морати да имају спремне одговоре на многа питања из ове области и зато, пре свега, морају добро да разумеју Уредбу и Упутство. Ови прописи директно утичу и на садржину акта из члана 14. став 1. тачка 1) Закона.

Осим наведених дилема, намеће се и питање: Како ће канцеларијско пословање водити ствараоци који не примењују Уредбу?, на пример привредни субјекти. На које прописе може да их упути јавни архив, кад Уредба и Упутство за њих више нису примењиви као претходни, а више нема ни прописаних образаца (скраћеног деловодника, пописа аката итд).

Логично је очекивати да ће тек када софтверско решење – Писарница буде успостављено, практично вођење канцеларијског пословања, тек тада бити јасно, а до тада ће органи наставити да воде канцеларијско по „старом”.

Проблеми и могућа решења

Тешко је, пре почетка примене одређеног прописа, претпоставити непрецизност одредаба, или недовољну уређеност одређених питања, али је утврђене недостатке Закона могуће отклонити путем његових измена и допуна. Државни архив Србије је анализирао најчешће истицане проблеме на које су указивали јавни архиви и ствараоци у вези са применом Закона, прибавио предлоге за његове измене и допуне од јавних архива и Архивистичког друштва Србије и образовао Радну групу (од представника осам различитих јавних архива), за разматрање наведених предлога. На основу извештаја Радне групе, Државни архив Србије је, крајем децембра 2021. године, упутио Иницијативу за измене и допуне Закона Министарству културе и информисања, јер је утврђено да одређене одредбе Закона треба да буду прецизније формулисане, али и да поједина решења у Закону треба да буду уређена на другачији начин од постојећих.

Јавни архиви су неспремно дочекали почетак примене Закона који им је донео драстично повећање обима посла,^[25] нарочито службама за заштиту архивске грађе ван архива. Очигледно је, да јавни архиви са постојећим кадровским капацитетима не могу да контролишу све ствараоце у својој надлежности, нити могу да преузму њихову архивску грађу, нарочито имајући у виду да је водећи проблем јавних архива, деценијама уназад, недостатак простора за пријем и смештај архивске грађе, али и недостатак стручног кадра.

Чланом 47. Закона, прецизно су утврђене дужности оснивача архива, међу којима је и обезбеђивање средстава за извршавање обавеза утврђених Законом и другим прописима. Осим тога, чланом 5. став 3. Закона, прописано је да јединице локалне самоуправе на чијим територијама јавни архив обавља послове заштите архивске грађе,^[26] заједнички обезбеђују простор за рад, односно обављање делатности архива и смештајни простор за архивску грађу. Наведеним одредбама Закона, предвиђен је основ за решавање проблема недостатка простора. Остаје још да оснивачи своје дужности и практично реализују. Међутим, проблем недовољног броја запослених на стручним пословима биће подједнако тешко решив, нарочито када је у питању кадар који треба да обавља послове у вези са заштитом архивске грађе у електронском облику. Јавни архиви не могу да очекују да ће лако успети да ангажују стручњаке из области ИТ, јер су они међу најбоље плаћеним и најтраженијим занимањима и код нас и у свету. Успостављање електронског архива, подразумева и бројне обуке за запослене у јавним архивима, које ће држава организовати, али независно од тога, јавни архиви би што пре морали у складу са својим могућностима да на одговарајући начин стручно оспособе и архивисте за те послове, односно да одређеном броју запослених омогуће специјалистичке обуке и стицање нових знања из области ИТ-а.

Неуједначени рад архива је такође велики проблем. Недопустиво је да се на територији Републике Србије у јавним архивима различито поступа у вези са стручним питањима, нарочито када су у питању права и обавезе стваралаца. Министарство културе и информисања и Државни архив Србије добијају информације у вези са овим проблемом, који ће делимично бити решен доношењем свих подзаконских аката. Ипак, уједначавању архивске праксе и решавању највећег броја недоумица у вези са радом архива, требало би највише да допринесу стручна упутства која доноси Државни архив Србије. Закон је јавне архиве обавезао да ствараоцима пруже стручну помоћ у изради општих аката и они своју улогу треба да разумеју на начин да су они сервис за информације и стручну помоћ ствараоцима, а не на било који други начин.

Уместо закључка

Упркос одређеним мањкавостима и недовољно прецизним формулацијама, Закон представља добар основ за унапређење рада архива, јачање свести стваралаца о значају докумената и начелно обезбеђивање бољих услова заштите архивске грађе. Измене и допуне Закона којеочекујемо током 2022. године, доношење свих подзаконских прописа, као и одговарајућих стручних упутстава, створиће претпоставке за заокруживање регулативе у овој области. Ипак, решавање стручних и професионалних проблема, не зависи само од обезбеђених зграда, финансијских средстава, опреме и др., већ и од запослених и њихове мотивисаности да се боре са изазовима и проналазе најбоља могућа решења. Јачање сарадње међу архивима и архивистима, свакако треба неговати и подстицати, јер је то прави пут за проналажење најбољих решења за архивску делатност. У том смислу, међуархивска сарадња, повезивање организационих јединица јавних архива, размена искустава архивске теорије и праксе у архивској мрежи Републике Србије, као и тематски, специјалистички састанци, умногоме би допринели унапређењу рада архива и архивске делатности. Али најважније, за рад архива потребна је снажна и стална брига и подршка државе.

^[1]Министарство је први пут именовало Радну групу за израду Нацрта закона о архивској грађи и архивској служби 2007, а потом и 2014. и 2018. године.

^[2]Често се у архивским круговима могла чути констатација да је Закон о културним добрима („Службени гласник РС”, бр. 71/94, 52/2011-др. закон, 99/2011-др. закон, 6/2020-др. закон и 35/2021-др. закон), застарео и превазиђен. Чињеница је, да Закон који је донет пре скоро 30 година не може да одговори на захтеве садашњег (дигиталног) времена. По природи ствари није могао ни детаљније да уреди сва питања која су од значаја за рад архива, јер је својим одредбама морао да обухвати заштиту свих (врста) културних добара, али је начелно ипак био добар правни основ за очување архивске грађе у транзиционим годинама, нарочито зато што је предвиђао претходну заштиту. Претходна заштита је предвиђена и Законом о културном наслеђу („Службени гласник РС”, бр. 129/2021) који ће почети да се примењује у јануару 2023. године.

^[3]Анализа ефеката закона (коју је Министарство културе и информисања урадило за Нацрт закона о архивској грађи и архивској делатности), објављена на интернет страници Републичког секретаријата за јавне политике 1580473244963_analiza_efekata_zakona_ZAGAD_310719.pdf (rsjp.gov.rs).

^[4]Закон о културним добрима је у члану 38. став 1. тачка 3) предвиђао обавезу за државне органе и организације, органе јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица да утврде начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске обраде података.

^[5]У члану 11. став 2. Закона, којим су утврђене одређене обавезе стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала у електронском облику и у члану 22. став 1. тачка 9) Закона, који уређује надлежност јавних архива.

^[6]Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању („Службени гласник РС”, бр. 94/2017 и 52/2021), Уредба о ближим условима за поуздану припрему докумената за електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување („Службени гласник РС” бр. 86/2018) и Правилник о ближим условима за поступке и технолошка решења за поуздано електронско чување докумената („Службени гласник РС” бр. 94/2018 и 87/2020).

^[7]Државни архив Србије ће водити електронски архив, али до обезбеђивања услова и капацитета Државног архива Србије за обављање ових послова, то ће радити Канцеларија за ИТ и електронску управу. Канцеларија за информационе технологије и електронску управу основана јеУредбом о Канцеларији за информационе технологије и електронску управу(„Службени гласник РС”, бр. 73/2017, 8/2019).

^[8]Исто је у складу са чланом 23. став 1. Закона о култури („Службени гласник РС”, бр. 72/2009 , 13/2016 , 30/2016 – исправка, 6/2020, 47/2021 и 78/2021).

^[9]Чланом 48. став 1. тачка 1) Закона, између осталог, предвиђено је да за оснивање архива морају бити обезбеђени услови за смештај архивске грађе, па се и наведеном одредбом указује на то да се у архивима чува архивска грађа.

^[10] Само они који у току календарске године стварају или имају мање од 20 метара архивске грађе и документарног материјала (а нису у питању државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе, јавна предузећа, имаоци јавних овлашћења и верске заједнице), нису у обавези да обезбеде одговарајући простор из члана 2. Правилника, односно могу архивску грађу и документарни материјал да чувају у свом пословном и канцеларијском простору уколико тај простор има одређене карактеристике (члан 21. Правилника).

^[11]Примери: Део одредбе из члана 6. Закона гласи: „документарни материјал који се трајно чува, из којег није извршено одабирање архивске грађе” иако је то потпуни парадокс будући да је архивска грађа дефинисана као документарни материјал који се трајно чува (чл. 2. Закона). Чланом 53. став 4. Закона предвиђено је да се начин вођења и садржај АРХИСА уређује посебним законом, што није најбоље решење будући да су информациони системи „живе ствари” које се мењају у складу са технолошким напретком и потребама.

^[12] Чланом 37. и 38. Закона о културним добрима, утврђене су одређене обавезе за државне органе и организације, органе јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал, а и Закон о архивској грађи и архивској делатности утврђује обавезе за правна лица, односно чланом 9. став 2 и чланом 14. предвиђа да физичка лица немају утврђене обавезе.

^[13] Према статистичким подацима Агенције за привредне регистре, око 30% привредних друштава од укупног броја привредних друштава немају запослене. https ://www .apr .gov .rs /вести .6.html ?newsId =3391

^[14]Примери: Листа категорија Агенције за привредне регистре Lista_kategorija_dokumentarnog_materijala_7102019.pdf (apr.gov.rs) и Листа категорија Републичког јавног тужилаштва Листа-категорија-регистратурског-материјала.pdf (jt.rs).

^[15] На интернету се може наћи преглед закона којима су прописани рокови чувања докумената: www .paragraf .rs /edokumenti /poreski /lista –rokovi –cuvanja –dokumentarnog –materijala .html

^[16] Године 2019.

^[17] Предлог правилника о обрасцу архивске књиге који припрема Министарство културе и информисања садржи 11рубрика (редни број, датум уписа, година настанка, садржај, класиф. ознака, рок чувања из Листе категорија, број сагласности на Листу категорија, количина документарног материјала, просторије и полице/уређаји за складиштење са локацијом, број и датум записника, примедба).

^[18]На пример, чланом 4. Уредбе, прописано је да стваралац и ималац доноси листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доставља је у електронском облику надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа, а Закон не предвиђа ова ограничења, односно Закон оставља могућност да се листа категорија достави надлежном јавном архиву на било који начин. Осим тога, члан 8. Уредбе предвиђа да надлежни јавни архив на основу захтева ствараоца доноси акт о утврђивању архивске грађе за културно добро, а то такође није предвиђено Законом, нити је у складу са архивском праксом.

^[19] Осим код докумената са ознаком тајности, будући да је Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 10/93, 14/93 – исправка, 67/2016 и 3/2017), престало да важи 14. фебруара 2022. године, изузев одредаба којима се уређује евидентирање предмета са ознаком врсте и степена тајности.

^[20] Софтверско решење – Писарницу, као и Систем за управљање документима успоставља и технички одржава Канцеларија за информационе технологије и електронску управу.

^[21] Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе из 1993. године („Службени гласник РС”, бр. 10/93, 14/93 – исправка, 67/2016 и 3/2017), прописивало је 30 образаца међу којима и обрасце скраћеног деловодника, пописа аката, омота списа, књиге експедоване поште, архивске књиге итд.

^[22] У примени од 1. фебруара 2022.

^[23] У примени од 14. фебруара 2022.

^[24]Чланом 9. став 2. тачка 3) Закона, прописана је обавеза за ствараоца да евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал.

^[25] До којег је превасходно дошло, јер су чланом 65. Закона, прописане високе новчане казне за прекршаје.

^[26] У складу са решењем из члана 52. став 2. Закона (министар решењем утврђује који јавни архиви и за коју територију обављају послове заштите архивске грађе).

PREDLOZI STRUKE:

logo Карнегијева 2

11000 Београд

Телефон: +381(0)11/33-70-81

Моб. тел: +381(0)65/322-729

Факс: 032/342-860
e–mail: arhivistickodrustvosrbije@gmail.com

Број: / 2021.

Датум: 26. 4.2021

ЗАКЉУЧЦИ

са састанка АРХИВИСТИЧКОГ ДРУШТВА СРБИЈЕ – Радна група за заштиту архивске грађе ван архива И МАТИЧНЕ СЛУЖБЕ ДРЖАВНОГ АРХИВА СРБИЈЕ

Састанак је почео у 10 сати, понедељак 26.априла 2021. у Државном архиву Србије.

Састанку су присуствовали:

1. Чланови Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива при АДС, и то:

– др Јасмина Живковић, архивски саветник (Историјски архив Пожаревац), у својству руководиоца Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива при АДС,

– Бошко Ракић, архивски саветник (Историјски архив Краљево)

– Стојанка Бојовић, архивски саветник (Историјски архив Косовска Митровица)

– Марија Тодоровић, архивски саветник (Историјски архив Крагујевац)

– Миломирка Аџић, архивски саветник, Међуопштински историјски архив Чачак,

– Јасмина Латиновић, виши архивист, Историјски архив Београд

3. Представници Државног архива Србије: Татјана Драгићевић, архивски саветник, руководилац Матичне службе ДАС и др Татјана Кикић, архивски саветник, начелник Службе заштите ван архива ДАС.

4. Састанку је присуствовала и Лела Павловић, архивски саветник, председница Извршног одбора АДС-а.

Из оправданих разлога, састанку нису присуствовали чланови радне групе: Мирослав Дучић, архивски саветник (Историјски архив Ужице), Југослав Вељковски, архивски саветник (Историјски архив Нови Сад) и Милена Поповић Субић, архивски саветник (Архив Војводине).

За Први састанак Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива, предложене су следеће теме рада на овом састанку:

Усаглашавање/стандардизација рада спољне службе свих архива у Србији у вршењу својих задатака на заштити архивске грађе код стваралаца или ималаца, а у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гл. РС, бр. 6/2020)
Израда огледних примера образаца из домена заштите архивске грађе ван архива (спољна служба) и то: сегмента вршења стручног надзора од стране јавних архива: уништења безвредног документарног материјала којем је истекао рок чувања, као и предаје односно преузимања архивске грађе у надлежни архив
Архивска књига – опште инвентарно средство о архивској грађи и документарном материјалу, и друге обавезе правних лица према Закону о архивској грађи
Друга актуелна питања у вези са применом Закона о архивској грађи и архивској делатности и подзаконских прописа

О темама које су разматране вођен је записник, па је на основу истог израђен овај извод са донетим закључцима/предлозима Радне групе за заштиту архивске грађе Архивистичког друштва Србије. Сходно томе, усвојени су

ЗАКЉУЧЦИ

1. Закључак – републичке установе и друга правна лица, над којима је стварно надлежан Државни архив Србије, а која имају експозитуре/огранке у градовима у којима су надлежни градски или регионални архиви, настављају сарадњу у погледу заштите архивске грађе тих огранака, са регионалним архивима на чијем се подручју налазе, а по принципу територијалне надлежности. У случају одобрења уништења безвредног документарног материјала, на основу Правилника и канцеларијском и архивском пословању, Листе категорија архивске грађе и документарног материјала, коју потписује начелник спољне службе ДАС, преко Замолнице коју државни архив шаље територијално надлежном регионалном архиву ради утврђивања чињеничног стања на терену, регионални архив израђује и прослеђује Мишљење, на основу кога ДАС издаје Решење о уништењу предметног безвредног регистратурског материјала.

2. Закључак – урадити у целини предлоге /огледне примере аката која се примењују у раду на заштити архивске грађе ван архива (стручни надзор, уништење безвредног документарног материјала, преузимање архивске грађе, комуникација између стваралаца и архива), обједини са већ урађеним моделима, и припремити за састанак представника свих спољних служби у архивима.

3. Закључак – обзиром да је питање ко су ствараоци архивске грађе у сектору привреде и надлежности јавних архива складу са тиме актуелно посебно сада, договорено је да колеге Бошко Ракић, Мира Аџић и Марија Тодоровић, још једном провере сву законску регулативу, и доставе за 15 дана одређене предлоге о овом питању.

4. Закључак – јавни архиви треба веома опрезно да поступе по питању одбијања одређене послове из домена заштите архивске грађе привредних стваралаца, посебно када се ради о уништењу безвредног документарног материјала, уз образложење да, иако је из Закона изузета обавеза претходног одобрења архива за уништење безвредног материјала код привредних стваралаца, са гледишта заштите архивске грађе ових стваралаца, сигурности да се спречи неконтролисано уништење и документације којој није истекао рок чувања, јавни архиви треба да у одређеном облику, примереном законским овлашћењима, пруже стручну помоћ у одом сегменту заштите код привредних стваралаца.

После завршеног разговора, колеге су се сложиле да се не смемо „одрицати привреде“, да и даље пружамо стручну помоћ, вршимо стручни надзор и учествујемо у границама законских овлашћења код издвајања безвредног документарног материјала за уништење, као и да се овлашћења која су законом дата спољној служби, морају спроводити по одредбама ЗУП-а.

5. Закључак – подржава се иницијатива архивиста из Војводине, у погледу мишљења Министарства за државну управу и локалну самоуправу о примени ЗУП-а у раду јавних архива.

6. Закључак – поједини архиви, давањем непотписаних саопштења о самовољном продужењу рока за доставу архивске књиге, као и Упутства за примену одредби Закона, што су поједини архиви преписали и поставили на сајт, довели до великих проблема на терену код скоро свих архива, у свакодневној комуникацији са имаоцима и ствараоцима архивске грађе и документарног материјала. Сходно томе, убудуће архиви треба да раде синхронизовано, у сагласности са Државном архивом Србије, као и да сва стручна питања буду решавана у сагласности са матичном службе ДАС-а.

7. Закључак – безвредни документарни материјал коме је рок чувања уништава се по листи категорија архивске грађе и документарног материјала за свако правно лице, а не по појединачним законима као што је рачуноводствени или судски пословник. То значи да треба инсистирати на законом утврђеној обавези сваког ствараоца да донесе сопствену Листу категорија.

8. Закључак – досадашњи правилници и листе су на снази, нема потребе да се мењају због новог Закона. Назив општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала може и даље бити Правилник о канцеларијском и архивском пословању.

9. Закључак – архивска струка треба да буде агилнија и више присутна код релевантних одлука министарстава када је у питању заштита архивске грађе. У том смислу је прихваћен и Закључак уз образложење, да се у оваквим случајевима ради о валоризацији архивске грађе појединих сектора (здравство, образовање, правосуђе), где управо архивисти својим знањем и искуством могу помоћи надлежним органима.

10. Закључак – затражити мишљење Матичне службе Државног архива Србије у погледу методологије израде легитимација е овлашћеном лицу архива, за стручни надзор код стваралаца, у смислу тога да ли сваки архив израђује самостално легитимације или то чини ДАС или надлежна служба у Министарству културе и информисања.

11. Закључак – потреба је струке да о свим питањима, проблемима и недоумицама, после конструктивних састанака утврдимо заједничке методе и начине рада. У том смислу, Радна група је сагласна да о раду и закључцима са састанка радне групе за заштиту архивске грађе ван архива при АДС обавестимо писменим путем Стручни савет Државног архива Србије и Матичну службу ДАС-а и затражи активнија и интензивнија стручна комуникација са надлежним службама у Државном архиву Србије, у смислу уједначавања методологије рада на заштити архивске грађе у складу са новим законским и подзаконским прописима.

Закључке у форми извода из Записника са састанка Радне групе за заштиту архивске грађе ван архива израдила др Јасмина Живковић, архивски саветник.

Оверава

Председница АДС-а

Лела Павловић, архивски саветник

АРХИВИСТИЧКО ДРУШТВО СРБИЈЕ

20.12.2021.

ДРЖАВНИ АРХИВ СРБИЈЕ

-НАДЛЕЖНА СЛУЖБА

ПРЕДЛОЗИ ЗА ИЗМЕНЕ И ДОПУНЕ

ЗАКОНА О АРХИВСКОЈ ГРАЂИ И АРХИВСКОЈ ДЕЛАТНОСТИ: 6/2020

У складу са дописом Државног архива Србије, насловљеним на Архивистичко друштво Србије, са позивом да се размотре и доставе предлози за измене и допуне Закона о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гл. РС, бр. 6/2020), у року достављамо предлоге за измене и допуне Закона како следи:

1. Члан 2. став 1, тачка 3) Закона:

Архивска грађа је изворни, а у недостатку изворног, и сваки репродуковани облик документа или записа који су настали радом и деловањем државних органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установа, јавних предузећа, ималаца јавних овлашћења, привредних друштава, предузетника, лица која обављају регистровану делатност, верских заједница, као и других правних или физичких лица, а од трајног су значаја за културу, уметност, науку, просвету и друге друштвене области без обзира на то када и где су настали, и да ли се налазе у установама заштите културних добара или ван њих, и без обзира на облик и носач записа на коме су сачувани;

Мења и се и гласи:

Архивска грађа је изворни, а у недостатку изворног, и сваки репродуковани облик документа или записа који су настали радом и деловањем државних органа и организација, органа јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установа, јавних предузећа, ималаца јавних овлашћења, привредних друштава, предузетника, лица која обављају регистровану делатност, верских заједница, као и других правних или физичких лица, а од трајног су значаја за културу, уметност, науку, привреду, просвету, потребе и правну заштиту лица, и као доказно средство у правном промету.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Архивска грађа нема само значај за културу, историју,већ има и приватно правни карактер од значаја за појединца, привреду, пословни промет и слично. Архивска грађа служи и као доказно средство у правном промету, у решавању личних и правних стања и статуса физичких и правних лица, а архиви обављају поверене послове издавања оверених фотокопија архивске грађе које имају снагу оригиналног документа (регулисано Законом).

Предлог да се из члана 2, став 1, тачка 3) брише „предузетник“ као стваралац/ималац архивске грађе и документарног материјала има своје оправдање, детаљно је и аргуметновано образложен од стране представника више архива, али већином гласова присутних на састанку је предложено да се то питање реши у оквиру вредновање/категоризација стваралаца архивске грађе одосно архивске грађе и документарног материјала код стваралаца. На овај начин би се одговорило и по предлогу да се из обавеза које по закону имају ствараоци изузму мала и микро правна лица (пред предузетника), уз образложење да они свакако имају обавезу да чувају своје пословне књиге на основу других пропис који иначе регулишу њихово пословање

2. Члан 2, став 1, после тачке5) која гласи:

Документарни материјал представља целину докумената или записа насталих или примљених деловањем и радом субјеката из тачке 3) овог става, у изворном или репорукованом облику документа, без обзира на форму и формат бележења, као и прописани евиденције о њему.

додаје се нова тачка, редни број 6) која гласи:

Документарни материјал сматра се архивском грађом у настајању и ужива заштитуу складу с одредбама овог закона.

Тачка 6) постаје тачка 7) и тако у низу.

3. Члан 2, став 1, тачка 12) која гласи:

Категоризација архивске грађе је вредновање архивске грађе која се чува у архивима.

мења се и гласи (мења се и број тачке, тако да је уместо досадшњег редног броја 13) ова тачка под редним бројем 14):

14) Категоризација стваралаца и ималаца архивске грађе је вредновање истих на основу значаја који архивске грађе која настаје или се чува код стваралаца или ималаца архивске грађе има за културу, уметност, науку, привреду,просвету и друге друштве и правне потребе.

Друга варијанта:

После тачке 13), додаје се нова тачка 14), која гласи:

14) Категоризација архивске грађеје вредновање архивске грађе било оне која настаје или се чува код стваралаца или имаоца архивске грађе, било онекоја се чува у архивима.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Категоризацијастваралаца архивске грађе односно архивскеграђекодстваралацаиимаоцаархивскеграђејепредусловзаправилнокатегорисањеархивске грађеуархивима.

Утврђивањем критеријума за категоризацију, отклониће се недоумице у погледу тога да ли су и који предузетници, остала привредна друштва, као и удруђења или друге правне форме делатности, заиста и ствараоци архивске грађе од значаја за делатности архива или су само ствараоци документарног материјала, па према утврђеној листи приоритета уживају заштиту од стране архива.

3. Члан 2, став 1, тачка 19) који гласи:

19)Архивска књига је основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца

Мења се и гласи (мења се и број тачке, тако да је уместо досадшњег редног броја 19) ова тачка под редним бројем 21):

21) Архивска књига је основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца односно архивској грађи и документарном материјалу који се налази код имаоца.

4. Члан 5, ст. 3, који гласи:

Јединице локалне самоуправе на чијим територијама јавни архив обавља послове заштите архивске грађе у складу са решењем из члана 52 став. овог закона, заједнички обезбеђују простор за рад, односно обављање делатности архива и смештајни простор за архивску грађу.

мења се и гласи:

Јединице локалне самоуправе на чијим територијама јавни архив обавља послове заштите архивске грађе у складу са решењем из члана 52 став. овог закона, заједнички обезбеђујуи споразумом пропорционално уређују међусобне одговорности према јавном архиву у зависноти од количне архивске грађе са територије те јединице локалне самоуправе коју архив чува, односно количине архивске грађе и броја стваралаца и ималаца архивске грађе код стваралаца и ималаца, а за које је јавни архив надлежан.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Измена је дата у циљу прецизнијег регулисања овог члана. Преовладава мишљење да је овај члан нефункционалан јер су јединице локалне самоуправе на чијим територијама архив обавља делатност одговорне за смештај, простор за рад итд., а да се ни у једном члану не помиње (не лагализује) тренутно стање да оне финансирају рад запослених. По овом закону није јасно дефинисано ко обезбеђује материјално пословање архива. Јавља се низ проблема: то што постоји интенција да пређемо на републичко финансирање је нешто што ће доћи једног дана или неће доћи, али до тада смо у вакууму у смислу да локалне самоуправе могу да поставе питање финансирања рада архива, на пример, на основу ког закона сефунансира рад запослених у архивима (плате, текуће финансирање). Или да одбијају да измирују (што се дешава) редовно плате, да признају коефицијенте за звања и сл. Случај Зајечара где је градоначелник предлагао да се архив „пребаци“ другој општини која ће га финансирати, јер град Зајечар неће. Не исплаћују се ни редовне плате, касне по неколико месеци. Дакле, допунити и овде (помиње се у чл. 67) да ћемо прећи у надлежност Републике када се стекну услови, односно, сматрам да треба одредити разуман рок, односно јасно одредити шта су чије обавезе и до када (шта Републике, шта локалне самоуправе).

5. Члан 6. који гласи:

Изворни облик документарног материјала који није елктронски и за који није прописан трајан рок чувања, може се уништити и пре истека прописаног периода чувања, уколико се чува у оквиру услуге квалификованог електронског чувања докумената

Предлаже се други став члана 6. у коме ће се прецизирати „…услуга квалификованог електронског чувања“.

6. Члан 9, став 2, тачка 2) који гласи:

2) одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;

мења се и гласи:

2)одреди задужено стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом које је запослено код послодавца;

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Именованолицејеодговорнозаархивскуграђу и документарниматеријалпредпослодавцем и преднадлежнимархивом, самимтим и казнено. Дешаваседарачуновођапредаје и водиархивскукњигузавишедесетинафирми, посебно у привредномсектору.

Несавршеност ове законске одредбе лежи у чињеници да закон није одредио да ли је то лице у радном односу код послодавца или то може бити лице које хонорарно пружа књиговодствене услуге послодавцу? Ко врши проверу стручне оспособљености овог лица? Руководећи се начелом да је ,,дозвољено све што није законом изричито забрањено”, власници привредних предузећа су листом, административне послове предали овлашћеним књиговођама, који пак, немају потребна стручна знања за ову област пословања.Архивска књига обухвата попис целокупне документације настале у раду ствараоца, те поред финансијске документације у њен састав улази документација о оснивању и регистрацији, персонална документација, документација делатности и други списи који нису у поседу овлашћених књиговођа, већ се трајно чувају код стваралаца.

Књиговодствене агенције наравно, не могу бити задужене за вршење административних послова код стваралаца, јер нису прописно архивистички едуковане и располажу само финансијском документацијом одређених стваралаца, која је код њих у комерцијалној употреби. Како књиговође нису у могућности да процене доказну, научну и практичну вредност свеукупне пословне документације одређеног ствараоца, израду Листа категорија архивске грађе и документарног материјала треба поверити стручним лицима, која су у сталном радном односу код послодавца и која најбоље познају пословни процес и стручну организацију рада ствараоца. Ако се пође од чињенице да једна књиговодствена агенција има преко 50 предузећа, које рачуноводствено опслужује, може ли једно исто лице да буде овлашћени администратор за сва та предузећа и да одржава контакт са надлежним архивом, а да при том сноси прекршајну и кривичну одговорност за оштећење или уништење њихове архивске грађе? Наравно да то није ни теоретски изводљиво, ако се има у виду обим и комплексност поступка валоризације документарног материјала, који је настао у процесу пословања различитих стваралаца. Како закон није уопште регулисао начин стручне обуке и начин провере стручне оспособљености овлашћених администратора требало би то прецизирати подзаконским актом, а логично је да то буде лице у радном односу, које ће о стању канцеларијско-архивског пословања ствараоца континуирано обавештавати надлежни архив. Провера његове стручне оспособљености требало би да се врши у складу са планом и програмом стручног оспособљавања запослених у архивима.

У пракси је евидентно да су књиговође и адвокати комерцијално преузели израду правилника о канцеларијско-архивском пословању и листе категорија документарног материјала са роковима чувања, а последице њиховог непознавања архивистичких процедура огледају се у неупотребљивости подзаконских аката, јер су све Листе, скинуте са Интернета и не одговарају стварном стању архивске грађе и документарног материјала стваралаца. Архиви се затрпавају свакодневно тим неадекватним, истоветним Листама, које нужно морају преправљати одговорни администратори код стваралаца, по добијању потребне едукације од стручних лица у архивима. На тај начин посао овлашћеног архивисте се умножава, а такве комерцијалне Листе нису од користи ни архивима, ни ствараоцима.

Потребно је размотрити и решење у специјалном случају када правно лице нема запослених лица.

7. Члан 9, став 2, тачка7) која гласи:

7) достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години;

мења се и гласи:

7) достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години; први пут стваралац и ималац предаје препис архивске књиге од оснивања.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Наведена тачка 7 у ставу 2, члана 9 Закона је погрешно протумачена код појединих стваралаца и ималаца, тако да обавеза достављања архивске књиге креће за документарни материјал и архивску грађу насталу од 2020. године а исто је погрешно протумачено и у Привредном саветнику.

8. Члан 9, став 2, тачка 8) која гласи:

8) прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);

мења се и гласи:

8) обавести надлежни архив пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Давање мишљења везано за наведене поступке може додатно обавезати архив и често захтевати нека специфична знања нарочито у погледу погодности простора или дигитализације. У складу са обавештењем задужени архивист се може додатно информисати и дати стручни савет ствараоцу и имаоцу.

Све наведене промене у загради, као и обавезе ствароца и имаоца у вези са тим променама и уоппште у вези са заштитом документарномг материјала су регулисане овим Законом, и подзаконским актима те тако свако мора да поступа у складу са тиме.

9. Члан 9. став 3, који гласи:

Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу стручне оспособљености запослених који управљају документима.

допуњује се, тако да гласи:

Обуку и проверустручнеоспособљеностизапосленихкојиуправљајудокументимавршеархивисти у сарадњи са надлежнимјавним архивимаодносно Архивистичким друштвом Србије.

Стваралац архивске грађе и регистратурског материјала не може распоредити на архивске послове запослено лице које није претходно прошло и положило обуку у складу са ставом 1 и 2 овог члана, о чему се издаје одговарајућа потврда.

У уговору о раду који послодавац склапа са запосленим, мора бити наведено да запослени обавља послове управљања документима и њихово архивирање у складу са прописима.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Послови управљања документима и архивирање су код многих стваралаца скрајнути, неадектватно третирани, често нису ни у опису радног места запосленог, већ су често придодатич на који начин се не постиже квалитет рада за очувању документације, њеном прописноми законитом поступању у процесу настајања. Такође, пракса је показала да су запослени на пословима архивирања документације често са неадекватним стручним образовањем и знањем, а у знатном броју случајева се у архиве код стваралаца распоређују лица.

Прецизирањем одредбе у члану 9. став 3 се постиже следеће: архив овим појачава свој ауторитет, архиви знају прецизно где се и коме код ствараоца могу обратити за конкретне ствари у оквиру своје делатности, архив добија још већу улогу устнове која се бави обуком, не само изрицањем мера и праћењем њиховог извршења. Такође, комуникација између архива и ствараоца се поједностављује, а обука се може наплаћивати у виду котизације, тако да постаје извор сталних прихода архива, односно Архивистичког друштва Србије.

Са друге стране, запослени код ствараоца упознаће се ближе са значајем свог посла, развити утисак своје улоге као спољних сарадника архива, Запослени код ствараоца поред својих обавеза, схватају и своја права, а то су обавезе које архив има према њима.Даље, сертификат је део пословне карактеристике запосленог и прати његов даљи рад каријеру и прати пословно кретање запосленог

10. Члан 9, став 6. који гласи:

Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свом оснивању, као и о свим изменама статуса и организације (промени статуса и/или назива, промени организације, промени адресе, као и престанку рада).

мења се и гласи:

Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свим изменама статуса и организације (промени статуса и/или назива, промени организације, промени адресе, као и престанку рада).

Стваралац и ималац који је тек основан има рок од годину дана од оснивања да формира нормативна акта и архивску књигу.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Стваралац и ималац на самом почетку пословања још увек није створио довољно документације на основу које би формирао архивску књигу и донео Листу категорија. Било би потребно остварити везу са АПР-ом да би се у сваком тренутку могао проверити статус сваког регистрованог правног лица.

11. Допуна члана 14 Закона (евентуално):

Стваралац и ималац, осим физичких лица, дужан је да донесе:

1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувањаархивскеграђе и документарногматеријала;

2) листу категорија архивскеграђе и документарног материјала са роковима чувања;

3) општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената.

Надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Допуна овог члана Закона је у непосредној вези са изменом и допуном члана 2, став 1, у погледу категоризације архивске грађе код стваралаца односно самих стваралаца. Односи на прецизирање који су то ствараоци и имаоци (посебно у привредном сектору) у обавези да донесу ова акта и дефинисати питање надлежности архива над специфичним правним субјектима мањег значаја из ове области или других нејавних делатности.

Допуна састанка АДС у априлу 2021: Једна од сугестија Извршног одбора Архивистичког друштва Србије (Љиљана Дожић, Архив Војводине) била је да Државни архив Србије односно Архивистичко друштво Србије затраже од законодавца тумачење Закона о архивској грађи и архивској делатности у погледу надлежности архива над заштитом архивске грађе и документарног материјала ван архива: за које ствараоце и имаоце су архиви надлежни. Према садашњој формулацији Закона, стиче се утисак да су архиви надлежни за све предузетнике, што је нереално и бесмислено. Предлаже се валоризација архивске грађе код ових стваралаца односно урадити категоризацију стваралаца и на основу тога вршити даље надзор над грађом (као што је то део праксе у међународној архивској делатности). Мишљења је да категоризација стваралаца треба да потекне од стране Министарства, или изјашњење да смо надлежни за све предузетнике, тада је неопходно направити пројекцију колико ће то коштати државу у смислу потребних финансијских средстава за спровођење овог дела Закона, јер спољна служба у Србији у овом обиму не може одговорити том задатку, Неопходно је тумачење законодавца, а не слободно тумачење недовољно јасне одредбе Закона. Ово је посебно значајно за регионалне и локалне архиве, у чијој се надлежности налазе предузетници, а који су архиви и до сада били под великим притиском услед нових захтева струке, а са друге стране им се смањивао број запослених.

Предузетници (Радионице, канцеларије, биро, сервис, агенција, студио, пансион, апотека, ординација, такси превозник, ауто превозник, угоститељске, трговинске, занатске и услужне радње козметичког, фризерског, педикирског и маникирског салона лепоте и сл), удружења, транспортна предузећа, ортачка друштва (између осталих и адвокатске канцеларије), стамбене заједнице (Стамбена заједница је организација свих власника посебних делова (стан, пословни простор, гаража, гаражно место или гаражни бокс) стамбене или стамбено-пословне зграде, даље: Стамбена заједница стиче статус правног лица тренутком када најмање два лица постану власници на два различита посебна дела, као Стамбена заједница за зграде са више посебних делова има својство странке у јавно-правним односима и поступцима у којима је прописано да се власник зграде појављује као странка у тим поступцима. земљорадничке задруге (Задруга је правно лице, која представља посебан облик организовања физичких лица (у даљем тексту: задругар) која пословањем на задружним принципима остварују своје економске, социјалне, културне и друге интересе и која управљају и контролишу пословање задруге), извршитељи (за извршитеље је предложен модел категоризације обзиром на сегмент јавних овлашћења која они врше, као и јавни бележници и нотари),фондације, задужбине,огранци страних приврeдних друштава, политичке странке, Спортски савези, Синдикати. Размотрити да ли се у обзир узима и критеријум поделе на микро, мала, средња и велика правна лица (Закон о рачуноводству “Сл. гласник РС”, бр. 73/2019 и 44/2021).

12. Члан 15. мења се тако што се брише став 1 овог члана, тако да у измењеном облику он гласи:

За државне органе и организације, органе аутономних покрајина и јединица локалне самоуправе, правосуђа, здравства, просвете и спољних послова, надлежна министарства, уз претходно прибављено мишљење Државног архива Србије доносе општи акт о вођењу обавезних евиденција, управљању документима, управљању документима или архивском пословању и архивирању, као и листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доступности.

Министарство одбране дужно је да предузима и пропише посебне мере заштите, ближе услове и начин коришћења архивске грађе и документарног материјала за потребе одбране и Војске Србије, у складу са овим законом, прописима о одбрани и прописима којима се уређује вршење архивске делатности за потребе одбране и Војске Србије.

Акт о разврставању архивске грађе и документарног амтеријала на основу Листа категорија архивске грађе и документарног материјала из става 2 овог члана, за појединачне органе доноси руководилац тог органа, уз претходну сагласност надлежног јавног асрхива, осим ако законом није друкчије прописано.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Предложена измена овог члана је услед нејасноће и нелогичности, па је предлођшено преформулисање истог. Истакнуто је да се одредбе у овом и претходном члану 14 Закона дуплирају.

Предлог је био да се из овог става брише и став 4, али смо мишљења да о томе треба додатно размислити.

13. Члан 16 Закона, који гласи:

Документарни материјал настао радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа и ималаца јавних овлашћења, чији је рок чувања истекао уништава се по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива.

Надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи.

Приликом уништавања документарног материјала из става 1. овог члана, стваралац и ималац документарног материјала дужан је да предузме неопходне мере заштите података који би могли повредити права и правни интерес лица на која се документарни материјал односи.

мења се и гласи (прецизирати можда формулацију):

Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала, дужан је да после извршеног одабирања архивске грађе, издвоји ради уништавања документарни материјал коме је истекао рок чувања и који се уништава по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива.

Документарни материјал настао радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа и ималаца јавних овлашћења, као и привредних субјеката од значаја за локалну самоуправу, чији је рок чувања истекао уништава се по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива.

Документарни материјал ствараоца и имаоца чији је рок чувања истекао по Листи категорија архивске грађе и документарног материјала уништава се по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива.

Надлежни јавни архив даје одобрење у писменој форми само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Изузимање привредних субјеката из процедуре уништења безвредног документарног материјала коме је рок по Листи истекао, релативизује пружену стручну помоћ, давање сагласности на Листу категорија архивске грађе и документарног материјала и сам упис у Архивску књигу. Напомињемо, да су многа привредна друштва и пре ступања на снагу Закона о архивској грађи и архивској делатности добијали сагласност на Листу, доставаљи копију Архивске књиге и добијали решење о уништењу безвредног документарног материјала. Дакле, или заокружити процес заштите архивске грађе и документарног материјала или изузети комплетно привреднике из одредби овог Закона. Садашње решење је половично и недоречно. Сматрамо да у пракси неће дати добре резултате уколико дође до неконтролисаног уништења документације којој није истекао рок чувања, а надлежни архив нема контролу над уништењем безвредног документарног материјала.

Са гледишта заштите архивске грађе ових стваралаца и сигурности да се спречи неконтролисано уништење документације којој није истекао рок чувања, јавни архиви треба да примереном законских овлашћења, пруже стручну помоћ у овом сегменту заштите код привредних стваралаца. Ову услугу треба регулисати ценовником архива(?).

У новом Закону нису дефинисани привредни субјекти на које се Закон односи, већ су обухваћени сви субјекти који стварају или поседују архивску грађу без обзира на значај, величину, овим пословања, број запослених. Члан 16, став 2 Закона може да доведе у заблуду ствараоце ахивске грађе и документарног материјала да имају право да самостално уништавају документарни материјал без прибављеног одобрења надлежног архива. Овим се не умањује само значај архива као институција заштите, већ и значај архивске грађе коју нико не може да контролише. Такође, није наведено конкретно који стваралац је дужан да донесе Правилник и Листу категорија (осим што се искључује физичко лице), као и да доставља преписе архивске књиге до 30. априла. Овај члан закона допунити ствараоцима привредне провенијенције (привредна друштва, предузетници, лица која обављају регистровану делатност ), јер су они по чл.2, тачка 3 реално ствараоци архивске грађе. Ако привреда није у ресору јавних архива (а према овом Закону јесте ) онда би требало изменити дефиницију стваралаца архивске грађе у Закону.

14. Члан 18. Закона, који гласи:

Стваралац и ималац архивске грађе дужан је да архивску грађу преда у оригиналу, сређену, означену, пописану, неоштећену или са санираним оштећењима, технички опремљену а архивску грађу у електронском облику заједно са припадајућим метаподацима и декодирану, на начин који одреди надлежни јавни архив.

мења се тако да гласи:

Стваралац и ималац архивске грађе дужан је да архивску грађу преда у оригиналу, сређену, означену, пописану, неоштећену или са санираним оштећењима, (убацити: микробиолошки здраву), технички опремљену а архивску грађу у електронском облику заједно са припадајућим метаподацима и декодирану, на начин који одреди надлежни јавни архив.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

На овај начин би се спречило да заражена и на други начин оштећена архивска грађа доспе у архивски депо и зарази осталу документацију.

15. Члан 19З акона мења се, тако дагласи:

Одабрана, сређена и пописана архивска грађа и документарни материјал, настали у раду ствараоца и имаоца који је престао са радом и нема правног следбеника сматрају се доспелим за преузимање од стране надлежног јавног архива.

Архивску грађу и документарни материјал ствараоца и имаоца који је престао са радом дужан је да преузме и чува, у складу с одредбама овог закона, његов правни следбеник.

Стечајни управник је дужан да одмах по отварању стечајног или ликвидационог поступка о истом обавести надлежни јавни архив изатражи да надлежни архив утврдистање и количинуархивске грађе и документарног материјала који се налазе у поседу стечајног дужника.

Стечајни управник дужан је да изврши предају одабране, сређене и пописане архивске грађе, неоштећене или са санираним оштећењима надлежном јавном архиву у најкраћем могућем року.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Искуства из праксе показују да је архивска грађа често последња ставка у раду стечајног управника. Због тога се дешава да грађа буде већим делом уништена због неадекватних услова чувања (влага, глодари, неовлашћеног коришћења лица која чувају објекат итд.) Пракса такође показује да стечајни управници позивају и предају грађу надлежном архиву тек када се прода целокупна имовина- када се заврши стечајни поступак. Документацију предају у неодабраном, несређеном и непописаном стању. Дешава се да иза предузећа које је пословало више деценија и запошљавало велики број радника, на крају стечајног поступка остане симболина количина документације која се преда надлежном архиву или се не преда ни један једини документ. Да напоменемо да у току једног стечајног поступка долази до промена више стечајних управника. Прихватањем нашег предлога сачувала би се вредна архивска грађа која је до сада била препуштена на милост или немилост стечајних управника.

Због природе стечајног поступка, честих судских процеса и слично, на овај начин би се оптеретили архиви. Стечајни управници имају националне стандарде који регулишу ову тематику (национални стандард бр. 8) И овде се би се суштински мењао текст Закона због поделе архивске грађе на јавну и приватну. Одредбе у овом члану, попут легитимације су добре.

16. Члан 23. Закона: уколико би се вршила допуна, прецизирао би се стручни надзор код јавних ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала, и гласио би:

Јавни архивобавља стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом ЈАВНЕархивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала, као и над издвајањем безвредног документарног материјала који се налази код ЈАВНИХ ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и налаже предузимање мера за отклањање утврђених недостатака у погледу заштите архивске грађе и документарног материјала.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Ова измена се односи на темељну измену Закона, па се овде наводи као могућност, уколико би се законодавна регулатива поставила на значајно другачије основе.

17. Члан 23. став 5, Закона:

Изнети су предлози се се брише тачка 5. која се односи на Контролни надзор (врши контролу записницчки наложених мера), као и тачка 7 овог члана која се односи такође на вршење контролног надзора (вршење контроле извршења решења), обзиром да то представља „дуплирање“ послова.

Изнет је предлог да се у члану 23, став 5, тачка 6) Закона, која гласи:

6) ако стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала не поступи по записнички наложеним мерама доноси решење о мерама за отклањање неправилности;

измени тако да гласи:

6) ако стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала не поступи по записнички наложеним мерама доноси решење за отклањање неправилности констатованих записником о вршењу стручног надзора.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Представници појединих архива су истакли постоји потреба за изменом текста тачке 6 истог члана.Имајући у виду и висину казни наведених у члану 65Закона о архивској грађи и архивској делатности,истакнуто је мишљење да постоји, условно речено, одлагање извршења наложених мера констатованих Записником о стручном надзору код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала.Након констатовања стања у регистратури, записником се предоче неправилности, а Решењем на основу записника пропишу се рокови за извршење неправилности, па непоступањем по наложеном у Решењу, евентуално се покреће прекршајна поступак.

Сталним контролама извршења само продужавамо извршење наложених мера, а иамаоци и ствараоци максимално ће одуговлачити извршење. Поред тога, једнозапослено лице у Служби заштите архивске грађе ван Архива не може постићи да сваког имаоца и ствараоца архивске грађе и документарног материјала коме је наложио извршење мера током године обиђе три пута (у периоду прописаних мера), ради контроле спровођења мера.

18. иза члана 23, а испред члана 24, који се односи на категоризацију архивске грађе која се налази у архиву, додати нови члан, који гласи (могуће је прецизирати формулацију):

Категоризација стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјал (категоризација архивске грађе и документарног материјала код стваралаца и ималаца) спроводи се на основу критеријума којима се вреднује значај исте за наукu, историју, просвету, културу, привреду и друге јавно-правне и приватно правне потребе.

Критеријуми и начин вредновања стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала утврђују се посебним подзаконским прописом који доноси надлежно министарство, на предлог Архивског савета (или другиг стручног тела у складу са одредбама закона).

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Категоризација стваралаца претходи категоризацији архивске грађе у архиву. Потребно је извршити категоризацију стваралаца (а за тај посао мора постојати утемељење у закону) посебно што су члановима овог Закона обухваћени сви ствараоци архивске грађе, а реално нису сви значајни, нити архиви имају капацитете да их све подједнако прате). Категоризацијом би се дефинисали степени приоритета.

Такође, сматрамо да би требало водити регистар стваралаца који је јаван, попут централног регистра архивске грађе и регистра архивске грађе коју воде архиви, односно Државни архив Србије. Принцип би био исти као код регистра архивске грађе. У регистру стваралаца били би уписани (и уписивали би се нови) сви ствараоци архивске грађе, али би били дефинисани по групама приоритета, нпр. прво државни органи и државне службе, и даље редом по значају. Надлежни архив би одређивао значај за локалне ствараоце, док за државне органе то може урадити Архивски савет или комисија. Група у коју је стваралац разврстан може се мењати у зависности од значаја самог ствараоца и архвиксе грађе коју ствара, те може бити у вишој или нижој приоритетној групи. Такође, тиме би сваки стваралац би знао у којој је групи приоритета.

19. Члан 25. став 3 и ст. 4 Закона, предлаже се измена:

ЕвиденцијуРегистар архвиске грађе заменити називом Регистар архивских фондова и збирки.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Сва архивска грађа која улази у архив се проглашава за културно добро, односно уписује се потом у регистар као део неког фонда или збирке. У архивима документи појединачно не егзистирају већ припадају фондовима и збиркама.

20. Члан 25. ст. 8 тачка 3, чл. 26:

Сумарни инвентар се наводи као пратећа документација уз регистар, а у чл. 26 се наводи као информативно средство. Уочено је „умножавање документације“, па је предлог у том смислу, да се размисли о измени одредаба ових чланова, са циљем да се избегне беспотребно повећавање документације и дуплирање евиденција.У досијеу фонда садржана је сва документација о једном фонду или збирци и она може бити пратећа документација уз Регистар. Посебно је беспотребно вођење бројене документације у тренутку када постоји Архис и сви потребни подаци се могу извући из њега.

21. Члан 27 Закона, слично као и у претходној тачки:

Мишљења смо да има превише евиденција у којима се подаци понављају. Постоји АРХИС, нема потребе водити мноштво евиденција када се сви подаци могу извући из АРХИС-а.

Такође, уколико се усвоји предлог да се формира централни регистар стваралаца и ималаца архивске грађе, односно да се воде регистри стваралаца и ималаца, онда нема потребе вођења евиденције стваралаца и ималаца архивске грађе (активних и престалих са радом) из чл. 27. ст. 1. тачка 3. Служба зашите архивске грађе ван архива такође ће бити део АРХИС-а, тако да треба и о томе размишљати и не умножавати беспотребно евиденције.

22. Члан 39 Закона: доступност архивске грађе:

Предлажемо да се у погледу доступности архивске грађе овим Законом, поред општег рока од 30 година, предвиде и прецизирају рокови доступности за посебне категорије архивске грађе. Тако на пример, за историје болести, или досијеа затвореника, односно сличну осетљиву документацију утврдити дужи рок доступноси у односу на рок од 30 година.

23. Члан 43 Закона регулише у којим се случајевима архвиска грађа не издаје на коришћење, па се између осталог каже „ако директор архива процени да би њеним коришћење могли да буду повређени интереси државе или права грађана“.

Сматрамо да би требало, када је ова врста документације у питању (болничка, затворска и слично) изразити кроз посебан члан или посебан став код чл. 39 везаних за рокове доступности јер је и то специфична врста документације (не само служби безбедности), а архиви су често у недоумици како је и на који начин издавати корисницима различитих група и који је рок примерен за њену доступност. Сматрам да би осим за регулисање личних права и стања грађана, уз доказ о правном интересу ако је у питању треће лице или сродник, требало одредити рокове доступности и начин доступности који би можда требао бити дужи од 30 година.

24. Члан 62,став 2. Закона се каже:

Лица која обављају стручне архивске послове у архивима до полагања стручног архивистичог испита имају статус приправника.

Мишљења смо да у продужетку треба утврдити неки рок (у складу са чл. 63 .ст. 8 из кога проистиче да стручни испит мора да се полажи у року од 3 године од стицања услова за полагање стручног испита). Приправник не може бити у недоглед.

Такође, питање је да ли лице које је у другом органу положило стручни испит (нпр. у просвети, професор историје), може бити у статусу приправника (што повлачи и нижи коефицијент за исплату плате), или се може дефинисати као запослено лице без положеног стручног испита док не положи стручни испит. Можда треба разликовати запослена лица без положеног стручног испита до полагања стручног испита у односу на приправнике.

25. Члан 64, ст. 5, Закона, неоправдано је изостављено те предлажено да се дода и звање „виши конзерватор“.

26. Члан 67, став 4 Закона који гласи:

Република Србија преузеће оснивачка права над јавним архивима, чији је оснивач ауторномна покрајина, јединица локалне самоуправе, осим над Архивом Војводине и Историјским архивом Београда, када се стекну услови за преузимање обезбеђивањем средстава у буџету Репбулике Србије.

прецизирати, измена и допуна, тако да гласи:

Република Србија преузеће оснивачка права над јединственом мрежом Јавних архива у Републици Србији у мери у којој се обезбеђује систем заштите културних добара најкасније до …(прецизирати рок).

Оснивачка права из овог става у име Републике Србије врши Влада.

Аутономна покрајина преузеће оснивачка права над делом мреже Јавних архива на својој територији у спровођењу система заштите културних добара Републике Србије.

Оснивачка права из овог става у име Покрајине врши Влада Покрајине.

Локална самоуправа преузеће оснивачка права над делом мреже Јавних архива у седишту локалног архива, територија више локалних самоуправа коју покрива у спровођењу система заштите културних добара Републике Србије.

Оснивачка права из овог става у име локалне самоуправе седишта локалног архива врши Извршни одбор локалне самоуправе седишта локалног архива.(?)

Опционо:

Дат је предлог измене овог члана тако да гласи:…Република Србија преузеће оснивачка права над јавним архивима чији је оснивач аутономна покрајина и јединица локалне самоуправе најкасније до дана почетка примене овог закона. осим над Архивом Војводине, Историјским архивом Београда и Историјским архивом Града Новог Сада.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Сматрамо да је у праву временски недопустива неодређеност овог члана, те је потребно дефинисати неке рокове.

Одлуку о преузимању оснивачких права из става 3. овог члана доноси Влада, јер надлежно Министарство као извршни орган власти, има обавезу да реализује практичну примену прописа, које је Скупштина као законодавни орган изгласала. Како по новом Закону јавне архиве оснива Република Србија (чл.46. Закона), која се између осталог стара о њиховој организацији и стручном раду, заштита Архивског фонда Републике Србије коју врше све архивске установе у земљи, не може да зависи од тога да ли ће и када ће се обезбедити финансијска средства у републичком буџету? Прелазак архива на републички буџет не може бити финансијски условљен, јер ако хоћемо свестрану заштиту Архивског фонда Републике Србије архивска служба мора бити централистички уређена, а њена делатност континуирана и стандардизована.

Стратегијом у култури и Акционом плану за спровођење Стратегије у култури

(и тај документ би, следствено требао да да претрпи измене и допуне), кроз Акте о оснивању и друге прописе, одредила би сеСтратегија развоја мреже Јавних архива, одређујући начин финансирања, сва три нивоа власти (република, покрајина, локална самоуправа),без конкурса, имајући у виду обавезу да сваки архив спрам своје величине и важности стекне од: минимума, преко оптимума до максимума свог капацитета.

Уредити систем значи учинити ти га јединственим са улогом сваког субјекта кога Устав помиње, али редоследом и актима који то обезбеђује.

За другу измену је назначено да је дата ускладу са ставом 1 члана 46 овог Закона, предлог Историјског архива Новог Сада.

Већинско и принципијелно мишљење архивиста било је да изузимање појединих, посебно архива јединица локалне самоуправе из надлежности републике није добро са гледишта једнаког положаја и статуса истоврсних установа и са гледишта оперативности у оквиру јединствене архивске мреже Републике Србије.

27. Члан 69 Закона, брисати јер је прошао рок дефинисан овим законом (1. октобар 2020. године).

28. Члан 70. Закона који гласи:

Архивску грађу која је до дана ступања на снагу овог закона утврђена за културно добро архиви су дужни да микрофилмују без одлагања а најкасније у року од 10 година од дана ступања на снагу овог закона.

мења се тако да гласи:

Сређену и обрађену архивску грађу (фондове и збирке, односно фондове и збикре које је садрже) која је до дана ступања на снагу овог закона утврђена з акултурно добро од изузетног и великог значаја, архиви су дужни да микрофилмују без одлагања, а најкасније у року од 10 година од дана ступања на снагу овог закона.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Дати рок је немогуће реализовати, а зашто стављати рок за који се унапред зна да га је немогуће испунити.Такође, то није ни финансијски оправдано, јер сва архивска грађа није категорисана истим значајем, да би се уложила огромна средства на њено микрофилмовање.

Стога предлажемо да рок од 10 година буде предвиђен за културно добро од изузетног и великог значаја, чиме би се архиви принудили да прво среде и обраде, а затим и миркофилмују архивску грађу, која већ има утврђен виши степен заштите због свог значаја и раритетности. Ни много богатије и кадровски опремљеније земље нису успеле да микрофилмују и дигитализаују сву своју архивску грађу ни у много дужем року него што је то 10 година.

Као опција, постоји могућност да се утврди рок дужи од 10 година.

Такође, према већ постојећем и примењивом Упутству о микрофилмовању архивске грађе у архивима, постављен је стандард да се само сређена и обрађена архивска грађа може бити предмет микрофилмовања.

29. Члан 71, став 3 Закона, који гласи:

Запослени са академским звањем доктора историјских наука немају обавезу полагања стручног испита.

треба брисати или преформулисати тако да обавеза полагања стручног испита постоји за све профиле образовања и нивое академског звања.

ОБРАЗЛОЖЕЊЕ:

Мишљења смо (историјски профил) да академско звање доктора наука из историје, али и из других области знања не даје потребна знања и компетенције за послове у архиву, те сматрамо да би полагање стручног испита требало да важи и за њих. У супротном овај став се може тумачити као дискриминаторски према другим врстама образовања која су прихватљива за рад у архиву. Сматрамо, такође, да би у правилнику о полагању стручних испита требало предвидети да дипломирани историчари не морају да полажу историју (чак и старословенски језик ако су га полагали на факултету), јер је то бесмислено. У контексту тога да дипломирани историчар полаже стручни испит и у оквиру њега полаже историју, онда овај став који ослобађа докторе историје полагања било каквог стручног испита за рад у архиву звучи још чудније. По истом принципу треба уредити програм полагања стручног испита и за друге друштвено-хуманистичке науке и стечене образовне профиле на истима (на пример дипломирани правник се може ослободити полагања предмета из оргнаизације власти или устава).

30.Члан 73. Закона, брисати јер је прошао рок за његово испуњење, (није реализован) или одредити нови рок.

31. Члан 89. Закона:

Свако је дужан да чува природне реткости и научно, културно и историјско наслеђе, као добра од општег интереса, у складу са законом.
Посебна одговорност за очување наслеђа је на Републици Србији, аутономним покрајинама и јединицама локалне самоуправе.

Члан 97. Закона каже:

Република Србија уређује и обезбеђује:

1) сувереност, независност, територијалну целовитост и безбедност Републике Србије, њен међународни положај и односе са другим државама и међународним организацијама;

…….

10) систем у областима здравства, социјалне заштите, борачке и инвалидске заштите, бриге о деци, образовања, културе и заштите културних добара, спорта, јавног информисања; систем јавних служби.

Наведена два члана Устава Републике Србије (Члан 97. тачка 1. и тачка 10. и Члан 89.) одређују Осниваче мреже Јавних архива у Републици Србији, а не постојање буџетских средстава.

ДОДАТНО:

Предлог терминолошких измена у тексту Закона:

Члан 67, Закона:

Став 3:Оснивачи архива дужни су да обезбеде додатна средства и повећање броја запослених за извршење нових обавеза утврђених овим законом.

Став 4: „Република Србија преузеће оснивачка права над јавним архивима чији је оснивач Аутономна покрајина, јединица локалне самоуправе, осим над Архивом Војводине и Историјским архивом Београда, када се стекну услови за преузимање

обезбеђивањем средстава у буџету Републике Србије.

Став 5: Одлуку о преузимању оснивачких права из става 3. овог члана доноси Влада.

Став 6: Оснивачка права из става 4. овог члана у име Републике Србије врши Влада“.

(став 7, став 8, став 9, став 10, став 11 и став 12, за ово писање нису од значаја).

Наведени текст се мења уместо броја 3 треба да да стоји број 4 и то:

Став 5: Одлуку о преузимању оснивачких права из става 4. овог члана доноси Влада.

Образложење:

Очигледна је грешка у куцању текста.

Предлог De Lege Ferenda у вези архивске службе:

Требало би озбиљно размотрити квалификацију коју заступа важећи Закон о архивској грађи и архивској делатности, када говори о архивској струци, називајући их: „запослени у Архиву“. Струка нестаје на наше очи јер нема организованог школовања ни средњег, ни факултетског кадра, нити највишег образовања доктора наука. Испада да су за посао архивисте најтраженији историчари, у најбољем случају, полазници друштвених наука. Када би се архивска служба учинила, Јавном службом, то би на дуге стазе подигло ниво знања, иначе потребног у савременом и будућем животу и раду Архива.

Предлог De Lege Ferenda у вези Архива као установа:

Требало би размотрити могућност да се Мрежа Јавних архива Републике Србије измести из Министартсва културе и на пример премести у Министарство унутрашњих послова. Проблеми чувања архивске грађе и у миру, мало где су у зградама које испуњавају све услове. Проблеми измештања архивске грађе у Републици Србији за случај ратног стања, ванредног стања или ванредних ситуација су превелики за Министарство културе, за покрајине и за локалне самоуправе, ако, бар тако верујемо, републички нивои и сада имају квалитетна решења у том смислу.

Предлог измена и допуна је састављен на основу предлога и мишљења која су изнета на састанку Архивистичког друштва Србије, представници служби за заштиту архивске грађе и депоа (заштите архивске грађе) у јавним архивима у Србији (Државни архив Србије, Архив Војводине, Историјски архив Београд, Историјски архив Нови Сад, Јагодина. Зајечар, Чачак, Врање, Зрењанин, Панчево, Сомбор, Бела Црква, Лесковац, Ужице, Смедерево, Смедеревска Паланка, Пожаревац, Прокупље, Историјски архив Рас, Историјски архив Сомбор, Архив Косова и Метохије , Историјски архив Ниш ).

Обрадила:

Др Јасмина Живковић, дипл. правник и доктор историје,

архивски саветник у Историјском архиву Пожаревац

(координатор Радне групе за спољну службу АДС-а)

АРХИВИСТИЧКО ДРУШТВО СРБИЈЕ

председница

Лела Павловић, дипл. историчар, архивски саветника,

директор Историјског архива Чачак